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会议指南

一. 会前:

1. 与会议主办方洽谈
2. 提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方
3. 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
4. 确定方案,签订合同,预付定金。

二. 会中

1. 会议接待:专人负责机场,车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
2. 会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。
3. 会议场所:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
4. 会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。
5. 会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。
6. 会议旅游:旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
7. 会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
8. 会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

三. 会后

1. 结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐
资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

 

敬请参见下表

会议交通安排:
1、站场接送
根据实际需要,乙方必须于___月___日___时至___月___日___时安排 辆 座空调巴士,7座面包车___辆,5座轿车___辆至_________机场(汽车站、火车站)。按照先到集合,统一运输的方式,安排与会代表前往下榻酒店。双方同意所有费用按运输趟次结算,其结算标准见下表。如果由于甲方原因使得预订的车辆空驶,甲方按照大巴_____元、面包车_____元、轿车_____元结算。所有交通工具的运行命令由甲方发出,并在行驶单上签字。
送站场费用同上述约定。双方应在___月___日前,确认需要送站场的名单。甲方应该本协议签署前告知乙方此部分费用的分摊方法(会务组支付或者个人支付),甲方确认:
下列人员由会务组承担送站场费用,除此之外,均由个人承担。
或者:甲方确认,所有与会人员的送站场费用由会务组承担;或者全部与会人员的送站场费用均由个人承担。
甲方确认:需要会议期间提前送离的人员有,具体时间是___月___日___时,乘用车标准为___座______车。

2、会务交通
乙方必须于___月___日___时至___月___日___时安排___辆___座空调巴士,7座面包车___辆,5座轿车___辆至_________酒店,用于接送会务人员至会场。甲方(或者乙方)负责通知并集合需要乘坐商务用车之人员。用车行程为(往返/单程,选择)。
于___月___日___时至___月___日___时安排___辆___座空调巴士,7座面包车___辆,5座轿车___辆至_________酒店,用于接送会务人员至晚会/宴会现场(地点为:_____________________________________)。用车行程为(往返/单程,选择)。

乙方于___月___日___时至 ___月___日___时提供______吨货车______辆,负责运输会议材料,行程为______至______。包括装卸,费用合计为______元。

会场布置:
乙方应在__月__日前预订______________________会场,并于__月__日__点前按甲方要求完成布置:

1、主席台 要求鲜花____盆,____色地毯,绒布主持台,主席台设____席位,背景为____________材料,投影帘要求( ____×____),投影仪要求____流明,配备激光指示笔(或者伸缩式教鞭)、有线/无线麦克风____个。主席台配置茶水杯(或者瓶装矿泉水),一侧放置饮水机(配瓶装矿泉水时可不用饮水机),主席台配备电工一名,会务服务小姐一名。双方确认:投影仪为(甲方自带,乙方提供甲方租赁,第三方提供),当甲方自带时,乙方仅有义务提供技术支持,不负责保证仪器正常工作;双方确认,投影仪租赁价格为____元/天,茶水提供及服务人员支持包含在会场租赁成本中。

2、会场布置 乙方必须于__月__日__点前完成会场布置——U型、课堂式、围桌型、剧院式等供选择,安排席位不少于____个,其中前排布置需要__________,各排间距不得小于____厘米;在会场安排固定摄影点____个,需要提供饮水机____台,提供小型会晤室____个,会晤室摆设桌椅不得少于____套?;岢⌒液岱鵢___条,内容为____________________________________?;岢∧?外提供资料/样品展示台____个。双方确认:展示台为全新制作/租赁,规格____×____×____,单价为____元/个。饮水机由乙方免费提供,饮用水由甲方提供(乙方可代办)。

3、氛围支持 乙方应在__月__日__点前完成____个气球条幅悬挂,条幅内容为(__________________)规格是 ____米×____米,拱形气模____个,规格是______×______,会场内/外摆放花篮____个。同时在__月__日____×____×报纸预订____×____×版面发布相关信息(内容甲方提供)。
会场布置与氛围支持费用总计为:____________元。

4、同声翻译系统 乙方必须于__月__日__前调试好同声翻译系统,提供____声道翻译(语种为__________), __月__日__前甲方应将发言大致领域及特点告诉口译员,并告诉口译员发言者国别与大致语言习惯。乙方提供的口译人员必须在__月__日__前熟悉所需翻译的专业领域,作同声翻译时,错误率不得超过2%。甲方发言者语速不得超过____节字/分钟。
同声翻译支持费用总计为:____________元。

餐饮安排:
双方确认,会议期间与会人员就餐地点为____________酒店____________餐厅及____________餐厅。其中中餐就餐人数不少于___人次,西餐就餐人数不少于___人次,穆斯林餐不少于___人次。早餐餐标为___元/人,正餐(中餐及晚餐)餐标为___元/人,宴会餐餐标为___元/人,早餐、正餐及宴会餐(包括西餐及穆斯林餐)食物见附件(菜谱)?;嵋樘峁┑牟鸵缓扑?或者含酒水),时间是___月___日___餐至___月___日___餐止,其中___月___日___餐为宴会餐?;嵋槿嗽逼綺________证件(或者餐卡)就餐。早餐形式为自助餐(或者团餐),正餐为围桌式(或者自助餐)团餐,具体就餐时间由乙方制作水牌告知甲方与会人员。
商务考察旅程用餐另计。

宴会餐/商务酒会要求
时间:___月___日___时至___月___日___时
规模:
内容:
(1)自助餐/围桌宴会
(2)演讲系统
(3)娱乐节目
(4)服务/交通
餐饮费用总计为:______元。

其它服务安排:
1、会议秩序维持
为便于保密及会议正常举行,双方确认___月___日至___月___日____________会议室设立___位工作人员,工作人员由甲方/乙方负责指定/委派,主要职责是核查进入会场人员身份。进入会场人员一律凭______证件进入。此项服务费用______元/免费。

2、会议秘书服务
双方确认,会议期间乙方为甲方提供如下如数服务:
(1)速记员___名,工作时间为___。
(2)翻译员___名,工作时间为___。其中英文___________名,日文___________名,德文___________名。
(3)会务勤杂人员______名,工作时间为______。
(4)保健医生______名,工作时间为______。
(5)摄影师______名,工作时间为 。录制媒介为______,规格为______,后期编辑由乙方/甲方完成。
(6)旅行顾问______名,工作时间为______。
(7)签约司仪(礼仪)___ 名,工作时间为______。
(8)其他——指示牌制作,___块,内容_______________,放置地点_______________。
以上会议秘书服务费用共计______元。

会务考察及夜间娱乐安排:
1、会务考察 双方确认,会议期间甲方与会人员进行商务考察,线路及行程如下:
线路1
D1:
D2:
人数:______人
线路2
D1:
D2:
人数:
总人数为:______人
车辆要求:
乙方提供旅行责任保险、专业导游、陪同
费用:
2、夜间娱乐安排
双方确认,会议期间甲方人员举办各类酒会或者联谊会的话,乙方将负责代理安排。此部分费用由甲方统一支付/或者参加人员直接支付。
具体方案见附件______________________________。

返程票务服务及站场接送:
双方确认,甲方人员返程事宜由会务组织统一安排/与会人员自行支付。乙方提供返程票务代理服务(在签到会场酒店大堂提供咨询及预定处,时间为___月___日___时至___月___日时):

1、机票 明折明扣,不收取服务费,免费送票至下榻酒店;

2、火车票 票面价格,每位收取40元服务费,免费送票至下榻酒店;

3、高速巴士 票面价格,免服务费,免费送票至下榻酒店;

4、船票 票面价格,免服务费,免费送票至下榻酒店;

乙方提供站场欢送服务:(时间___月___日___时至 ___月___日___时)

财务咨询:
财务协助(此条款为非一次性收取会务费用组织机构适用)

双方确认,甲方与会人员签到时,乙方提供___名财务人员协助甲方收取会务费用,提供验钞设备,并协助甲方人员统计核实相关应收费用。

其他协助 乙方在自有网络上发布会议预告信息,制作回执表单,供甲方相关人员下载填制,同时指派固定人员统计回执信息,定期向甲方报告。此项服务免费提供。
三、双方确认,以上预定及服务属于不可撤销约定。自双方签字、盖章且甲方按本条款支付预订金之日起协议立即生效。甲方于协议生效后___个工作日内支付人民币______元作为预订金。

变更及核算原则:
1、甲方确认 除非发生以下几种情况,否则甲方不存在撤销或变更本协议理由——如果撤销或变更,乙方将有权要求甲方支付撤销或变更给乙方造成的预期损失:
◇ 战争或政治事件;
◇ 甲方进入破产程序;
◇ 甲方实体进入重组变更程序;
◇ 由于政策或法律变化导致会议不可能举行。
2、甲方可以在预定的期间内变更会议时间 但变更通知必须于预定期限前___天抵达乙方,乙方接到甲方通知后应在___个工作日内以(□传真 □电邮 □公函)方式回执确认,甲方在接到乙方确认文件后即表示甲乙双方就会议时间的变更达成一致,双方间的协议除会议日期外,其余不作变更。
3、乙方服务的变更 除非发生如下情形,否则乙方无权变更服务——
◇ 乙方签约的下游服务商出现法律规定的破产、停业或者其他人力不可抗拒的服务中止事件,同时乙方更换的下游服务商不能满足甲方要求;
◇ 会议地点出现重大自然灾害(包括急性传染病);
◇ 会议地点出现重大政治事件(包括政府征用会议场所)
如果不是由于上述原因,乙方要求变更服务,将赔偿甲方由于服务变更而导致的预期损失。出现本条款所列事项时,乙方应该在第一时间内以书面形式通报甲方,并在甲方收到通知后作出变更预案供甲方选择——乙方保证变更的服务应当不低于原来协议水准。
基于友好合作的精神,所有变更事宜双方同意协商解决。同时双方约定:
◇甲方变更或取消会议应当在协议生效后会议正式举办前 个工作日前通知乙方,除乙方已经支付的成本外(在甲方的预付款项中抵扣,不足部分乙方有权要求甲方补足,多余部分乙方同意返还甲方),乙方放弃预定收益的索赔;
◇甲方变更或取消会议的决定如果在会议前___日通知乙方,甲方应赔付乙方预期利益的______%,并不退回预付金;
◇甲方变更或取消会议的决定如果在会议前___日通知乙方,甲方应赔付乙方预期利益的100%,并不退回预付金;
◇乙方由于非本条款原因要求改变服务或者取消的,于会议举办前___日通知甲方的,必须全额退还甲方预付款;
◇乙方由于非本条款原因要求改变服务或者取消的,于会议举办前___日通知甲方的,除退还甲方预付款外,还必须赔付甲方本协议总金额的______%;如在___日前通知甲方,乙方必须全额赔付。
4、双方约定,本协议规定的服务及费用核算原则如下
◇ 住宿、餐饮及车辆——按协议标准结算,基于可以理解的原因,允许实际费用总量下浮5%,即如果甲方需要的服务低于预定的95%,按95%结算;高于95%的,按实际服务费用结算。
◇ 除协议规定的服务总量以外,乙方同意按协议标准提供服务预留空间,但不超过总量的5%(指各单项服务)。甲方如果需要超过预定的服务,在5%范围内可享受协议标准,超过部分乙方尽量但不保证提供协议标准服务。
◇ 双方确认,所有服务费用在___月___日前由甲乙双方核算认可,甲方保证一次性将款项支付给乙方——如果超过约定期限,乙方有权要求甲方支付滞纳金——标准为总量的0.5%,按日计算。
5、仲裁 双方约定,如果对本协议执行出现争议,将首先协商解决;如果协商不能解决,双方将申请仲裁解决,仲裁地点为 。
6、生效 本协议自双方共同签章且甲方提供规定的预付金后生效。

住宿安排:
双方确认,甲方预订客房数共计______间,其中_________饭店______级标准间______间(______元/间),商务套间___间( ______元/间),行政套间___间( ______元/间);_________饭店______级标准间______间(______元/间),商务套间___间(___元/间),行政套间___间(______元/间)。
基于与会人数有一定的机动性,双方约定乙方预留___间客房至___月___日___时,其中标间___间,套房___间。截至___月___日___时甲方实际用房如果低于预订,则按预订客房数量结算,超过的按实际结算(在预订总量的10%范围内),乙方承诺超过部分按预订价格计算。___月___日___时以后按实际用房计算。
所有用房时间为___月___日至___月___日___时。超过 ___月___日___时,如果甲方人员需要继续使用客房,可提前通知乙方,乙方可以与酒店交涉,尽量(但不保证)按协议价格结算。
双方确认,乙方必须在___月___日___时前获得酒店预定房间钥匙牌,按甲方指定名录登记分派房间,同时完成入住登记。

 

 

会议接待流程

1 张家界乃世界著名旅游胜地,旅游团队较多,酒店客房有限,为确?;嵋榭头?,必须提前15天预订。
 
2 预订会议用房时,需支付一定的预定金,与会代表接站方式需提前通知,确保接站用车流畅。
 
3 会议如需安排大型民俗风情歌舞表演需提前预约,包含节目定制、安排等事项;会议代表纪念品等定制方案及数量。
 
4 会议完毕后考察张家界景区,由于人员较多,需按组分派车辆;确定每小组负责人。
 
5 会议旅游考察途中,由于队伍庞大,游览时间有差异,每组负责人需配合导游人员的合理安排。

 

整体会务服务

1、会议整体策划、设计。
2、全程会议操作、跟踪。
3、会后总结、会后整体安排。

票务服务

  我公司利用与铁路、航空、航运等部门长期建立的良好合作信誉关系,架构了铁路、航空、航运、高速巴士等品种齐全、服务完善便捷的票务延伸网络。目前已拥有全国联网火车售票,并与国内、国际民航联网协作的销售国内、国际特价机票。公司曾多次成功地承接了各类大型会议的现场出票服务,而且可根据每一个会议的不同组织形式与规模,为客户提供最快捷高效的票务服务。

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